Come Affrontare la Burocrazia

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grazie per aver cliccato su questo articolo!

Lo scopo di questo post è di fornirti le chiavi a sviluppare quel Mindset necessario per farti evitare brutte sorprese lungo il tuo percorso imprenditoriale. Di certo la Burocrazia è uno dei maggiori mali che attanagliano il nostro paese, viziata da una mancanza di responsabilità e da procedure inutilmente complesse… però purtroppo dovrai sempre averci a che fare. Comprendere al meglio la Burocrazia è quindi il primo passo non solo per evitare brutte cantonate ma anche per avere le idee più chiare e vivere con maggiore serenità il tuo Business.

Cominciamo?

La parola Burocrazia fu inventata da Max Weber fondendo insieme le due parole Bureau (Francese, significa ufficio pubblico) e Krátos (Greco, significa potere) e rappresenta  l’applicazione inflessibile e immodificabile da parte del funzionario della legge che sta applicando

La Burocrazia si basa quindi sul concetto di applicazione di un rispetto formale e assoluto di quanto stabilito dalla legge, ciò significa che per essere valida una pratica burocratica deve necessariamente avere una determinata forma stabilita dalla legge o da un regolamento attuativo.

Regolamento attuativo che a volte, soprattutto nei Business Online, non esiste e che quindi trasforma una pratica tutto sommato semplice e automatizzabile da un Bot in una lunghissima trafila di uffici, PEC, Certificazioni e via dicendo.

Probabilmente è proprio questo dare più importanza alle “parole” che ai “fatti” a generare l’indolenza diffusa verso la Burocrazia e le correlate pratiche illegali legate a questo mondo.

Weber, con la sua definizione, voleva proprio rimarcare questo aspetto associandola (più o meno velatamente) a forme di governo (Teocrazia, Aristocrazia etc.) che nulla avevano a che vedere con la democrazia.

Ma in realtà la Burocrazia ha un ruolo assolutamente democratico e nobile: quello di regolamentare, coordinare e vigilare sul corretto funzionamento dello Stato, degli Enti Pubblici e delle Aziende e di garantire i diritti dei cittadini.

Ovviamente il fatto che svolga un ruolo così importante non significa anche che sia “bella” né tantomeno “perfetta” ma di certo risulta indispensabile, in particolar modo in un mondo complesso ed articolato come il nostro.

Ma come nasce la Burocrazia?

La Burocrazia nasce a seguito di una o più norme giuridiche e serve a creare una procedura che permetta di applicare tali norme nella vita quotidiana.

In pratica una volta emanata la legge vengono ripartiti tra uno o più Enti (o Uffici) i compiti di controllo e regolamentazione stabiliti dalla legge stessa. A loro volta poi questi distribuiscono incarichi a funzionari, uffici locali o addirittura altri enti, in base alle competenze degli stessi.

E così via… a volte verso il caos.

Ma come evitare che la Burocrazia diventi un limite per te e per la tua attività economica?

Ecco tre semplici consigli da mettere in pratica sia nella vita quotidiana che in quella professionale per limitare l’impatto negativo della Burocrazia sulla tua vita!

Accetta le Regole e smetti di pensare a loro come qualcosa di sbagliato e limitante.

Le regole,  anche se non ci stanno bene o se ci complicano le cose, sono semplicemente un dato di fatto: se non sei disposto a cambiare il mondo o non sei così convinto del cambiamento che cerchi da scommetterci qualcosa smettere di rimuginare ti farà guadagnare tempo e ti eviterà di “mangiarti il fegato” per qualcosa verso la quale non hai alcun controllo.

Ma l’accettazione non serve solo a questo: serve anche a evitarti grossi guai e focalizzarti su quello che devi fare e non su complessi escamotages per saltare l’ostacolo.

La semplicità è il più grande guadagno che puoi ottenere e le complesse scappatoie e “furberie” spesso nascondo dietro la facciata della convenienza trappole che possono essere letali: la maggior parte degli errori e delle truffe che distruggono le aziende avvengono proprio nel tentativo di cercare di scappare dalle regole e dalla Burocrazia.

E ciò può succedere per i più disparati motivi:

  • il senso di colpa a volte potrebbe portare a vivere la propria vita imprenditoriale con ansia e disagio;
  • il sistema messo in atto può essere troppo costoso, poco flessibile o difficile da gestire;
  • l’azienda o il professionista a cui ci si affida gestisce lo stesso sistema per più clienti e una volta “beccato” il primo di loro anche tutti gli altri verranno travolti senza scampo.

Evitare di cercare scappatoie quindi ti permetterà di evitare di perdere tempo inutilmente o addirittura dannosamente.

Informati e conosci le Peculiarità del tuo Business.

Ogni settore ha delle particolari caratteristiche dal punto di vista burocratico che vanno valutate già prima di avviare l’attività economica: conoscerle fa parte del lavoro di ogni capitano d’azienda.

Ma a chi chiedere queste informazioni?

Innanzitutto al proprio Consulente. Se però ancora il tuo progetto è in una fase embrionale puoi rivolgerti direttamente agli Enti Statali preposti. Sui loro siti spesso potrai trovare più informazioni di quelle che ti aspetti e se così non fosse spesso una telefonata potrebbe chiarirti grossi dubbi.

Ecco una lista sui principali Enti che intervengono nella vita delle aziende in Italia e sulle loro competenze in ambito di Business. Contattarli potrebbe evitarti dei problemi per l’avvio o la continuazione della tua attività economica:

Agenzia delle Entrate.

L’AdE si occupa di tutto quello che riguarda il Fisco e Tributi (Imposte e Tasse), dall’attribuzione del numero di Partita IVA fino al controllo delle Dichiarazioni dei Redditi, tanto delle imprese quanto dei privati.

INPS.

L’INPS è l’Ente che si occupa della raccolta, gestione e controllo delle somme destinate alle pensioni e a tutte quelle forme di sostegno economico verso chi non ha o non può svolgere un lavoro.

Comune.

Al Comune spettano tutti i controlli inerenti i locali delle attività economiche di tipo Commerciale e Artigiano. È sempre utile fare una telefonata all’ufficio SUAP del Comune, anche se l’attività che hai intenzione di intraprendere è Professionale e quindi non soggetta ad alcuna comunicazione verso questo Ente.

Ordini Professionali.

Se appartieni a un Ordine Professionale stabilito per legge (Avvocati, Commercialisti, Psicologi, Medici, etc.) sarà sempre bene controllare in primis il Codice Deontologico promulgato dall’Ordine per vedere se puoi fare una determinata attività collaterale a quella della Professione Ordinata.

In caso di dubbio contatta la segreteria del tuo Ordine Provinciale e chiedi informazioni su eventuali incompatibilità tra il progetto di Business che vuoi intraprendere e la tua qualifica Professionale.

Azienda Sanitaria Provinciale.

L’ASP ha il compito di verificare le autorizzazioni igieniche e ambientali delle attività economiche Commerciali e Artigiane che hanno delle particolari caratteristiche dal punto di vista della salute e dell’igiene, come ad esempio il settore alimentare.

Questura.

La Questura (che in realtà è un ufficio e non un ente) si occupa di controllare tutti quei settori economici che hanno delle particolari caratteristiche correlate a problemi di pubblica sicurezza o legati a attività sensibili sotto il profilo legale in particolar modo per attività di compravendita di beni usati che potrebbero essere rubati e comportare, anche se in buona fede, grossi problemi al titolare dell’impresa.

In ambito di Business Digitali tutti i Videomaker, Producer Musicali e Fotografi hanno l’obbligo di comunicare alla Questura l’apertura della propria attività e il luogo di esecuzione di determinati lavori svolti su suolo pubblico.

Camera di Commercio.

La Camera di Commercio si occupa della registrazione, valutazione e conservazione dei Registri Obbligatori nei quali vanno inserite le varie attività, distinte in base alle certificazioni che sanciscono le competenze formali che determinate imprese devono possedere per svolgere il tipo di business scelto.

Un esempio classico è quello dell’Agente di Commercio il quale per svolgere al propria attività deve prima avere affrontato un corso di preparazione apposito, passato un esame abilitante la professione ed essere iscritto ad un elenco apposito del Repertorio Economico Amministrativo (REA)  tenuto proprio dalla Camera di Commercio.

Si occupa inoltre dei Brevetti e della promozione delle attività Economiche Locali e Nazionali.

In base al tipo di attività, alla presenza di dipendenti e a particolari qualifiche cambierà il “mix” di Enti con i quali dovrai interfacciarti e in alcuni casi potresti doverti confrontare con alcuni che non sono compresi in questo elenco.

In questi casi è sempre fondamentale per te conoscere e capire gli Enti con cui ti interfacci, quali obblighi impongono alla tua attività e seguire tutti gli sviluppi Burocratici del tuo Business, magari partecipando agli eventuali convegni organizzati dagli Enti stessi e dalle Associazioni di Categoria o iscrivendoti a una newsletter specializzata nel tuo settore.

Delega a Professionisti Esperti e sii vigile sul loro operato.

L’ultimo consiglio che mi sento di darti è quello di delegare a dei Professionisti esperti la cura delle tue pratiche burocratiche.

È impensabile che tu possa stare dietro a tutto e in particolare a pratiche che rischierebbero di farti perdere molto tempo (e quindi denaro) e comunque finire cestinate per un banale errore. Affidarsi a un buon Professionista, preparato, onesto e capace, diventa quindi una cosa è indispensabile per il corretto funzionamento della tua attività.

Ma non basta solo delegare (o meglio delegare non significa solo affidare una mansione a qualcuno): indispensabile è anche il controllo sull’operato delle persone a cui hai delegato il lavoro.

Ma come puoi capire se un professionista è affidabile e ha svolto il suo lavoro?

Scegli qualcuno che senti simile a te e di cui ti Fidi Pienamente.

Il rapporto con il Professionista è un rapporto di fiducia e duraturo, spesso condizionato da tempi rapidi e comunicazioni veloci.

In questi casi avere una buona intesa, riuscire a capirsi al volo e avere dei modi di agire conoscenze del settore simili facilitano enormemente i rapporti, limitando i problemi (e quindi lo spreco di soldi).

Pretendi sempre Trasparenza e Correttezza.

Preventivo per Iscritto, Mandato Professionale (o Fattura Anticipata) e Comunicazione della Polizza Assicurativa all’assistito sono obblighi di legge per i Professionisti Iscritti all’Albo dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili quindi anche se deciderai ad affidarti a un altro tipo di consulente richiedi sempre questi documenti.

Chiedi sempre informazioni e consigli.

Ogni volta che il Professionista ti comunica che dovrà fare una pratica per te chiedigli come funziona e perché devi farla e se la risposta non ti convince, o peggio non ti viene data (magari con il classico “non si preoccupi, ci penso io”) prima di dare qualunque autorizzazione chiedi il parere di un altro Professionista.

Allo stesso modo chiedi sempre consiglio al Professionista prima di compiere delle scelte importanti per la tua attività o la tua persona di modo da evitare eventuali problemi derivanti da situazioni che non conosci.

Verba volant, Scripta manent.

Ricorda sempre l’antico adagio latino: “le parole volano, gli scritti rimangono”.

Ogni volta che firmi qualcosa leggi attentamente cosa stai firmando e chiedi al Professionista di spiegarti nel dettaglio quello che c’è scritto sul documento.

Allo stesso modo ogni volta che affidi un incarico al Professionista richiedi di visionare la pratica e in particolare le ricevute o le attestazioni che riguardano il lavoro svolto (un bravo Professionista avrà sempre almeno una copia protocollata della pratica). Eventualmente richiedi una una copia da conservare tra la tua documentazione.

Quello che paghi è quello che hai.

Non pensare che ci siano dei Professionisti economici ed altri ladri: ogni Professionista stabilisce il proprio compenso pensando alla dignità del proprio lavoro e della propria formazione.

Quello che compri da un Professionista infatti non è la singola pratica o servizio ma compri una porzione del suo tempo, della sua attenzione e della sua esperienza: più basso sarà il compenso minori saranno le porzioni.

Quindi quando vedrai un compenso basso chiediti sempre se, secondo te, il Professionista lo fa perché ha poca esperienza, dedica poco tempo alla tua pratica, delega a dei collaboratori sottopagati o semplicemente fa prezzi bassi perché si sottovaluta.

Allo stesso modo quando vedrai un compenso alto chiediti se il Professionista ha una grande esperienza, dedica molto tempo alle pratiche dei propri assistiti, ha dei collaboratori ben pagati e motivati o se è solo eccessivamente fiducioso sulle proprie capacità.

Prenditi sempre del tempo per porti le domande e in base alle risposte che troverai scegli sempre il Professionista che ti fa sentire più a tuo agio: sarà sempre una figura di riferimento importante e con cui dovrai avere un buon rapporto!

Di sicuro c’è molto da perfezionare nel nostro paese per quanto riguarda la Burocrazia ma penso che con questo semplice post tu ora abbia le idee un po’ più chiare sul suo ruolo, il suo funzionamento e su come evitare inutili problemi.

Spero che tu abbia trovato la lettura interessante e stimolante e spero che mi darai una mano d’aiuto condividendo questo articolo sulle pagine dei social network di cui fai parte.

Per qualunque domanda o parere scrivi pure un commento qui sotto o mandami una e-mail in privato.

Lunga Vita e Prosperità,

Ivan 🖖🏽.

By | 2018-04-04T16:42:39+00:00 marzo 26th, 2018|Categories: Management, Riflessioni|Tags: , , |0 Comments

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Autore del Blog e Stratega nell'anima dedico il mio tempo su queste pagine a cercare di trasferire la forma mentis, gli strumenti e le informazioni per fare in modo che i lettori possano fare in modo che i propri business siano sempre con il vento in poppa!

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